Die Antwort: Bestehen am Jahresende noch Rest-Urlaubsansprüche, bleibt die Urlaubsübertragung ein Ausnahmefall.

Grundsätzlich ist der Urlaub im Kalenderjahr zu gewähren bzw. zu nehmen, sonst verfällt er. Eine Übertragung des Urlaubs bis zum 31.03. des Folgejahres kommt nur in Betracht, wenn der Urlaubsgewährung betriebliche oder persönliche Gründe entgegenstanden (§ 7 Abs. 3 BUrlG). Wird der Urlaub ausnahmsweise übertragen, jedoch auch in der Zeit bis zum 31.03. nicht genommen, verfällt er endgültig.

Hinweis: Hier lohnt ein Blick in den einschlägigen Tarifvertrag. Dort sind oftmals abweichende Regelungen getroffen, wie beispielsweise ein verlängerter Übertragungszeitraum. In den Manteltarifverträgen der Zeitarbeit (iGZ, BZA, AMP) wird jeweils Bezug auf die gängigen Regelungen des Bundesurlaubsgesetzes genommen.

Die begründete Urlaubsübertragung
Es wird nur der Urlaub übertragen, der nicht gewährt oder genommen werden konnte. Betriebliche Gründe aus Ihrer Sicht des Arbeitgebers oder persönliche Gründe aus Sicht des Arbeitnehmer können die Urlaubsgewährung verhindern.

Im Einzelnen können folgende Gründe zu einer Urlaubsübertragung ins neue Jahr führen:

1. dringende betriebliche Gründe:

• Auftragsarbeiten mit festen Fristen
• personelle Engpässe
• Jahresabschlussarbeiten
• krankheitsbedingte Ausfälle
• vorrangige Urlaubsansprüche anderer Mitarbeiter

2. berechtigte persönliche Gründe

• anhaltende Krankheit des Arbeitnehmers
• Erkrankung naher Familienangehöriger

Soweit die genannten Voraussetzungen vorliegen, erfolgt die Übertragung des Urlaubs kraft Gesetzes automatisch. Es ist keine weitere Erklärung des Arbeitgebers oder Arbeitnehmers notwendig. Es besteht jedoch die Möglichkeit, dass in Arbeitsverträgen ausdrücklich ein schriftlicher Antrag für die Übertragung des alten Urlaubs vereinbart ist. Genau so sollte der Arbeitgeber die neue Situation mit einem schriftlichen Hinweis an den Arbeitnehmer bestätigen.

Besteht nur ein Teilurlaubsanspruch, ist die Handhabung dessen im Bundesurlaubsgesetz klar geregelt. Dieser wird nur auf Verlangen, also auf Antrag des Arbeitnehmers ins neue Jahr übertragen.   Dieses Verlangen muss der Arbeitnehmer noch im Urlaubsjahr klar zum Ausdruck bringen, andernfalls geht der Teilurlaubsanspruch ersatzlos unter.

Sonderfälle zur Urlaubsübertragung

Die eben geschilderte kurze Übertragungszeit bis zum 31.03. gilt in einigen gesetzlichen Sonderfällen nicht:

• Bei schwangeren Arbeitnehmerinnen wird der Urlaub, der vor einem Beschäftigungsverbot bestanden hat, auf das gesamte Jahr, das nach dem Beschäftigungsverbot folgt, übertragen.
• Kehrt der Mitarbeiter aus der Elternzeit zurück, kann er davor nicht mehr gewährten Urlaub während des laufenden und des nächsten Urlaubsjahrs beanspruchen.